Este artículo le ayudará a entender cómo elaborar encuestas en atingi conformes a las normas de protección de datos. Recuerde que esta guía solo es aplicable a los proyectos de la GIZ; sin embargo, se recomienda su seguimiento para otros proyectos y organizaciones. Si usted es un socio de atingi que no forma parte de un proyecto de la GIZ y desea elaborar una encuesta a medida en atingi, diríjase a su responsable de cuenta para obtener asistencia.
Esta guía se aplica específicamente a los proyectos de la GIZ en los que se realizan encuestas conformes al Reglamento general de protección de datos (RGPD) y las normas de protección de datos en un espacio asociado de atingi (es decir, donde se alojan sus cursos). La guía se centra en las encuestas específicas que usted crea y facilita a los usuarios y usuarias de su curso para que las completen.
1. Realice encuestas solamente si se necesita la información prevista
La recopilación y el posterior tratamiento de datos personales no están prohibidos per se. Sin embargo, debe existir un motivo razonable para el tratamiento de datos personales. Por tanto, solo deberá realizar encuestas entre los usuarios y usuarias de su curso si tiene un interés notable en obtener la información que prevé recabar con la encuesta. Este podría ser el caso, en concreto, si dicha información debe trasladarse al Ministerio Federal de Cooperación Económica y Desarrollo (BMZ) de Alemania o a otra institución pública que haya encargado el proyecto.
2. Minimice la recopilación de datos personales
Toda respuesta a una encuesta constituye un dato personal, salvo que sea técnicamente imposible asociar la respuesta con el usuario o la usuaria correspondiente. Solo deberá recopilar aquellas categorías de datos personales que necesite para obtener la información deseada. No se deben recopilar datos “porque estaría bien”.
Tenga en cuenta especialmente lo siguiente:
- A menudo, no es necesario conocer la identidad de la persona encuestada. En esos casos, no se debería pedir a la persona encuestada que proporcione su nombre, dirección de correo electrónico, lugar de residencia ni otra información que le identifique claramente como parte de la encuesta.
- El formulario de la encuesta no debería poder vincularse a la cuenta de usuario o usuaria de la persona encuestada, salvo que la información que se necesite recabar no se pueda obtener sin ese vínculo.
Los datos maestros y los datos demográficos deberían recopilarse con la menor especificidad posible teniendo en cuenta el objetivo de la encuesta. Por ejemplo, en lugar de solicitar la fecha de nacimiento o la edad exacta, solamente se debería recopilar, en la medida de lo posible, el rango de edad (p. ej., 16-25 años, 26-35 años, 36-45 años, etc.).
3. Sea especialmente prudente antes de recopilar datos sensibles
Las normas sobre protección de datos confieren una protección especial a los datos personales de las llamadas categorías especiales. Estas categorías de datos deben tratarse con cuidado y, muy a menudo, requieren que se prepare una evaluación de impacto relativa a la protección de datos, junto con una notificación relativa al registro de las actividades de tratamiento. Para más información, diríjase al Servicio de asistencia sobre datos mediante la pestaña de consultas generales relacionadas con el proyecto en el Portal de protección de datos de la GIZ. Las categorías incluyen, entre otros, datos relativos a la salud, datos sobre la vida sexual o la orientación sexual de las personas, datos que revelen el origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas o la afiliación sindical (véase el artículo 9, apartado 1, del RGPD para obtener la lista completa de las categorías de datos).
Si la recopilación de dichos datos no es estrictamente necesaria para los fines de seguimiento especificados por el BMZ o para fines comparables, deberá abstenerse de recopilarlos.
4. No presione en exceso a los usuarios y usuarias para que participen en la encuesta
Puede animar a los usuarios y usuarias a participar en la encuesta. Sin embargo, solo podrá obligarlos o vincular la participación a determinado resultado para el alumno o la alumna (p. ej., reteniendo el certificado del curso si se niega a completar la encuesta) si se cumplen todas las condiciones siguientes:
- Se ha informado a los usuarios y usuarias antes del inicio del curso de que deberán participar en una encuesta al finalizar. En ese aviso, se deberá indicar el tema o los temas de la encuesta.
- No se solicita información que identifique a la persona en el formulario de la encuesta, como el nombre, la dirección de correo electrónico, el año de nacimiento o el lugar de residencia.
- Las respuestas a la encuesta no se evalúan de forma individual, sino para obtener información estadística.
- No se recopilan datos sensibles mediante la encuesta, véase el apartado 3, o solo datos sensibles relativamente inespecíficos (p. ej., si el usuario o la usuaria pertenece a cierta minoría étnica en la región en la que vive).
5. Sea transparente
Debería ser transparente sobre el motivo por el que realiza la encuesta y el tratamiento que dará a las respuestas. Siempre que se solicite a los usuarios y usuarias que realicen la encuesta se debería mostrar un texto explicativo. Este texto podría ser como sigue:
[Ejemplo, adáptese según sea necesario:]
Solicitamos que nos brinde información de retorno para ayudarnos a mejorar este curso. Su participación en la siguiente encuesta nos proporciona información importante para saber si el curso está contribuyendo a alcanzar nuestro objetivo [INDICAR EL OBJETIVO] y cómo podemos adaptarlo aún mejor a las necesidades de los usuarios y usuarias. Las respuestas solo se usarán con fines estadísticos y se anonimizarán sin dilación. No divulgaremos las respuestas a terceros fuera de atingi. Para más información sobre cómo trata la GIZ sus datos personales, lea nuestro aviso sobre protección de datos.
[Fin del ejemplo]
El aviso sobre protección de datos de atingi también está enlazado en el pie de página del sitio web o la plataforma de atingi. Consulte el aviso sobre protección de datos y póngase en contacto con el Servicio de asistencia sobre datos si la información que figura en este apartado no se corresponde con las actividades de tratamiento previstas.
6. Garantice la seguridad de los datos personales
Se deben seguir las siguientes normas sobre la seguridad de los datos:
- Utilice para la encuesta únicamente la herramienta de encuestas de Moodle / atingi (Retroalimentación) o una herramienta de encuestas aprobada por la GIZ.
- Observe las normas generales de la GIZ sobre el almacenamiento de datos personales. Véase: Data privacy Management (sharepoint.com) (Gestión de protección de datos)
- En caso de que tenga que procesar información que identifique a las personas en relación con la encuesta, como el nombre, la dirección de correo electrónico, el lugar de residencia o el ID de Moodle, guarde esta información por separado y no en la misma ubicación que las (otras) respuestas a la encuesta.
- Anonimice las respuestas sin dilación, por ejemplo, agregándolas y borrando los formularios de encuesta completados.
- Si tiene la intención de reenviar a un tercero, como el BMZ o un proveedor de servicios, las respuestas a la encuesta en bruto y no solo los datos agregados, póngase en contacto con el Servicio de asistencia sobre datos antes de realizar la encuesta.
7. Observe las (demás) normas de la GIZ
Antes de realizar la encuesta, el tratamiento de datos personales deberá comunicarse en una notificación relativa al registro de las actividades de tratamiento, que deberá aprobar la sección Gestión de protección de datos de la GIZ.
atingi es un producto de la GIZ. Por esta razón, la normativa de la GIZ tiene prioridad sobre la presente guía.
Si tiene alguna pregunta relacionada con la protección de datos, póngase en contacto con el Servicio de asistencia sobre datos.